Die besten ToDo Apps für den Mac
Habt ihr auch schon viel zu viel Zeit damit verbracht, die perfekte ToDo App für macOS zu finden? So ging es mir die letzten Jahre. Ich habe alle Aufgaben Apps für den Mac ausgiebig getestet. Wenn mir ein Programm gefallen hat, dann habe ich bei intensiver Nutzung herausgefunden, dass ich doch einige Funktionen vermisse und bin zur nächsten ToDo App. Mittlerweile habe ich die, für mich fast perfekte Mac App gefunden. Damit ihr nicht alle Optionen über mehrere Jahre testen müsst, habe ich euch hier meine Erkenntnisse zu den besten ToDo Apps für euren Mac zusammengestellt.
Warum eine ToDo App mehr ist als nur eine digitale Liste
Ob beruflich oder privat: Aufgaben kommen täglich auf uns zu. Studien zeigen, dass allein das Aufschreiben von ToDos das Stresslevel messbar senken kann. Besonders hilfreich ist dabei eine App, die nicht nur alle Aufgaben sortiert, sondern sie auch intelligent priorisiert, mit dem Kalender verbindet und uns rechtzeitig erinnert.
Laut der American Psychological Association zählen Arbeit und Finanzen zu den Hauptstressoren. Eine strukturierte Aufgabenverwaltung hilft, den Überblick zu behalten und reduziert das Gefühl von Überforderung. Eine gute App unterstützt euch dabei, sowohl kleine Erledigungen als auch komplexe Projekte effizient abzuwickeln – und das ganz ohne Papierchaos.
Meine Testkriterien im Überblick
Damit dich eine ToDo App im Alltag wirklich unterstützt, muss sie mehrere Anforderungen erfüllen:
- Intuitive Bedienung auf Mac und iPhone
- Kalenderintegration zur besseren Tages- und Wochenplanung
- Zuverlässige Erinnerungen, auch standortbasiert oder wiederkehrend
- (optional) Kollaborationsfunktionen, z. B. für Haushalte oder Teams
- Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis mit sinnvollen Gratis-Funktionen
- Stabile Performance, auch offline oder bei schwacher Verbindung
- Datenschutz und transparente Preismodelle
Ich habe über die letzten Jahre über 20 Apps recherchiert und mehr als 10 davon intensiv getestet. Mein Ziel: Die beste App für meinen konkreten Anwendungsfall zu finden. Dabei bin ich auf interessante Konzepte gestoßen.
Mein persönlicher Testsieger: Todoist
Todoist überzeugte mit einem klaren Design, hoher Flexibilität und hilfreichen Funktionen wie der smarten Aufgabenverarbeitung per Spracheingabe. Die App läuft zuverlässig auf allen Apple-Geräten, synchronisiert schnell und bietet nützliche Integrationen wie Google Kalender, Siri und andere Automatisierungstools.
Vorteile:
- Plattformübergreifend (inkl. Apple Watch, Android, Windows und Web)
- Intuitives Onboarding mit Fragen zur Nutzung
- Ansichten lassen sich sehr individuell konfigurieren
- Smarte Vorschläge und KI-gestützte Assistenz
- Aufgaben lassen sich einfach nach Priorität und Projekten sortieren
- Gute Balance zwischen Funktionstiefe und einfacher Bedienung
- Kollaboration mit bis zu fünf Personen kostenlos
- Templates zur einfacheren Einrichtung
- Gamification durch tägliche Ziele und Fortschrittsanzeige
Nachteile:
- nützliche Features nur in der Bezahlversion
- Kalenderintegration ausschließlich mit Google
- Kein Zwei-Wege-Sync mit anderen Kalenderdiensten
Kosten: 48 Euro pro Jahr für die Pro-Version
Persönlicher Eindruck
Todoist bietet eine durchdachte Benutzerführung und fühlt sich an, als hätte man endlich Ordnung im Kopf – oder zumindest im Alltag. Besonders gelungen: das tägliche Fortschrittsziel mit Konfetti-Motivation und die einfache Aufgabenvergabe an Teammitglieder oder Familienangehörige. Die App eignet sich für Einsteiger genauso wie für Produktivitätsprofis.
Meiner Meinung nach ist Todoist in vielen Bereichen nicht die beste Option. Andere Mac ToDo Apps bieten ein besseres Design oder mehr Einstellungen. Für mich war aber ausschlaggebend, dass ich hier das beste Gesamtpaket bekomme. Die Synchronisation hat über das letzte Jahr immer sehr zuverlässig funktioniert. Ich kann problemlos mit anderen Personen zusammenarbeiten, die keinen Pro Account haben. E-Mails lassen sich direkt aus meinem Mail Programm auf dem Mac in die ToDo Liste übernehmen (inklusive Link zur ursprünglichen Mail). Auch Anhänge und Kommentare lassen sich sehr einfach zu Aufgaben hinzufügen.
Todoist war für mich die Einzige Mac App, die all das in einer einzigen App bietet und dabei noch einfach und schnell zu bedienen ist.
Preis-Leistungs-Tipp: TickTick
TickTick ist ideal für alle, die viele Funktionen wollen, aber nichts oder nur sehr wenig zahlen möchten. Die kostenlose Version bietet bereits mehr Funktionen als viele Konkurrenten – inklusive Kalenderintegration, intelligenter Listen, eingebautem Pomodoro-Timer und sogar einem Habit-Tracker.
Vorteile:
- Plattformübergreifend (inkl. Apple Watch, Android, Windows und Web)
- Umfangreiche Gratisfunktionen
- Eingebaute Gewohnheitstracker und Timer für bessere Routinen
Nachteile:
- altbackenes Design
- Die Synchronisation hat bei mir manchmal nicht funktioniert.
Kosten: 36 Euro für die Premium Version
Persönlicher Eindruck
TickTick war für mich die vielversprechendste Mac ToDo App. Der Funktionsumfang ist riesig und trotzdem hat der Entwickler es geschafft, dass alles leicht zu bedienen ist. Besonders die Eisenhauer Matrix haben ich lieben gelernt. Auch die Funktion Beschreibungen und Anhänge zu Aufgaben hinzuzufügen, finde ich bei TickTick besser gelöst, als bei Todoist. Für mich war es die ToDo App mit dem besten Funktionsumfang für macOS.
Warum ich mich letztendlich dann doch gegen TickTick entscheiden habe, liegt hauptsächlich an der Unzuverlässigkeit bei der Synchronisierung. Meistens hat das problemlos funktioniert und dann wurden plötzlich aus heiterem Himmel keine Aufgaben mehr zwischen Mac und iPhone synchronisiert. Irgendwann funktionierte es wieder, nur um dann ein paar Tage später wieder Probleme zu machen. Als ich nach einer Lösung für das Problem suchte, habe ich nur andere Nutzer gefunden, denen es ähnlich ging.
Ein weiterer Punkt, der mir bei TickTick nicht gefallen hat, war das Design. Die App sieht wirklich nicht sehr modern aus. Es hat einfach keinen Spaß gemacht, damit zu arbeiten. Das ist sicherlich ein sehr subjektiver Punkt. Für mich war es aber die endgültige Entscheidung gegen TickTick.
Erwähnenswert ist vielleicht noch, dass der Entwickler in China sitzt. Inwieweit ihr eure Daten einem chinesischen Anbieter anvertrauen wollt, müsst ihr für euch selbst entscheiden.
Für Apple-Fans: Things 3 – Edel, elegant, effizient
Things 3 ist speziell für Nutzer gedacht, die komplett im Apple-Ökosystem unterwegs sind. Die App überzeugt durch eine besonders aufgeräumte Oberfläche, tiefe Kalenderintegration und eine logische Aufgabenhierarchie mit Bereichen, Projekten und Aufgaben.
Vorteile:
- Beste macOS-Integration mit Shortcuts- und Kalender-Anbindung
- Klar strukturierte Organisation mit Bereichen, Projekten und Aufgaben
- Offlinefähig und ohne Cloud-Zwang nutzbar
- Einmalzahlung statt Abo-Modell
Nachteile:
- Keine Zusammenarbeit möglich
- Keine Anhänge möglich
- Keine Windows oder Android-Version
- Relativ hoher Einstiegspreis, separate Käufe pro Gerät erforderlich
Kosten: ca. 10 Euro (iPhone), 50 Euro (Mac), 20 Euro (iPad)
Persönlicher Eindruck
Bei Things 3 könnte man denken, es wäre von Apple designt. Auch wenn die App bereits 2017 veröffentlicht wurde und sich seither nur wenig geändert hat, macht das minimalistische Design die ToDo ab einfach zeitlos schön. Ich habe damals bereits Things 2 benutzt und war begeistert, als die dritte Version erschien. Die Bedienung ist sehr intuitiv und es macht einfach Spaß damit zu arbeiten. Auch lässt sich das Programm komplett ohne Cloud Account nutzen.
Hätten sich meine Anforderungen nicht geändert, dann würde ich Things 3 für Mac und iPhone noch heute nutzen. Leider werden hier keine Anhänge unterstützt, was für mich mittlerweile essentiel ist. Gemeinsame ToDo Listen mit anderen Nutzern sind leider auch nicht möglich. Die zwei Punkte haben mich damals dazu bewegt mich nach Alternativen umzuschauen. Wer aber nur eine schicke und leicht zu bedienende ToDo App für den Mac sucht, sollte sich Things 3 unbedingt näher anscheuen.
Für Power User: OmniFocus 4 – Mächtig, komplex, professionell
Die OmniGroup ist ein alter Hase unter dem Mac Software Entwicklern. Deren Produkte sind meist für eine sehr speziefische Zielgruppe. So ist es auch auch mit deren ToDo App. OmniFocus 4 richtet sich an erfahrene Nutzer, die ihre Aufgaben bis ins kleinste Detail strukturieren wollen. Die App basiert auf der Methode „Getting Things Done“ (GTD) und bietet ein enorm flexibles System mit Projekten, Kontexten und Perspektiven.
Vorteile:
- Extrem leistungsfähig und anpassbar
- Perspektiven für individuelle Ansichten und Workflows
- Tiefgreifende Automatisierungsmöglichkeiten mit Shortcuts und AppleScript
- Synchronisierung über Omni Sync Server oder WebDAV
Nachteile:
- Sehr steile Lernkurve, nicht für Anfänger geeignet
- Keine Windows oder Android-Version
- Hoher Preis
Kosten: ca. 100 Euro (Einmalkauf für Mac + iOS)
Persönlicher Eindruck
OmniFocus 4 ist das Schweizer Taschenmesser unter den To-Do-Apps: Für die meisten überdimensioniert – aber für Power-User ein Traum. Wer GTD lebt und bereit ist, Zeit in die Einrichtung zu investieren, findet hier ein Werkzeug, das kaum Wünsche offenlässt.
Ich habe damals schon OmniFocus 2 und 3 benutzt. Die umfangreichen Einstellmöglichkeiten haben mich aber frustriert und ich bin zurück zu Things. Mit OmniFocus 4 habe ich mich wieder mit der MacOS App beschäftigt. Diesmal hat es klick gemacht und ich hatte nach ein paar Tagen alles perfekt für mich eingericht. Ich glaube man sollte OmniFocus nur herunterladen, wenn man sich wirklich darauf einlassen will und bereit ist ein paar Tage (oder auch Wochen) in die konfiguration zu investieren. Dann erhält man aber auch eine umfangreiche Dokumentation und eine tolle Community.
Am Ende habe ich OmniFocus geliebt und es viel mir schwer letztendlich doch zu Todoist zu wechseln. Ausschlaggebend war, dass ich mit OmniFocus 4 leider keine geteilten Listen mit anderen Nutzern haben kann.
Weitere erwähnenswerte Alternativen
Neben meinen vier Favoriten habe ich über die Jahre auch andere Apps ausprobiert, die vielleicht für dich infrage kommen:
- Microsoft To Do: Gute Gratis-App, einfach und klar, aber weniger Funktionen
- Apple Erinnerungen: Standard-App, tief im System verankert, wird jedes Jahr besser
- Notion: Sehr flexibel, besonders bei komplexeren Workflows, aber mit höherer Einstiegshürde
- Motion: Setzt auf KI-gesteuerte Planung, aber aktuell noch mit Schwächen in der Bedienung
- 2Do: Extrem anpassbar, aber mit steiler Lernkurve
Fazit: Für jeden Typ die passende App
Wer ein zuverlässiges, plattformübergreifendes Tool sucht, fährt mit Todoist am besten. Für Sparfüchse mit hohen Ansprüchen ist TickTick die richtige Wahl. Und wer ausschließlich mit Apple-Geräten arbeitet und eine elegante Lösung ohne Abo sucht, sollte sich Things 3 ansehen. Power-User, die ihre Aufgabenarchitektur feinjustieren wollen, sollten einen Blick auf OmniFocus 4 werfen.
Doch egal, für welche App du dich entscheidest: Am Ende zählt, dass du deine Aufgaben besser strukturierst, Stress reduzierst und deinen Alltag effizienter gestaltest. Die beste App ist immer die, die du wirklich regelmäßig nutzt.
Das Wichtigste bleibt aber: Nicht die App erledigt deine Aufgaben – sondern du. Aber mit der richtigen digitalen Unterstützung klappt’s leichter und macht vielleicht sogar ein bisschen Spaß.
