Rechnung schreiben am Mac – Software Übersicht
Für viele Freiberufler und Selbstständige ist der Mac ein wichtiges Werkzeug für die tägliche Arbeit. Wenn es dann darum geht Angebote zu erstellen oder Rechnungen zu schreiben, schlagen sich viele immer noch mit Numbers oder Excel herum. Dabei geht es doch mittlerweile viel einfacher. Es gibt genügend Rechnungsprogramme für den Mac. Die Besten stellen wir euch hier vor.
GrandTotal für Mac
GrandTotal ist wohl eines der bekanntesten Rechnungsprogramme für macOS. Über die letzten Jahre wurde die Mac Rechnungssoftware stets verbessert und weiterentwickelt. Dabei lag dem Entwickler immer eine einfache und Mac typische Bedienung im Fokus. Jeder, der Mail und iTunes bedienen kann, findet sich auch in GrandTotal 4 schnell zurecht.
Trotz der einfachen Bedienung muss man bei GrandToal auf keine wichtige Funktion verzichten. Das Layout des Angebotes und der Rechnung lässt sich komplett individuell anpassen. Die Einrichtung ist kinderleicht und bereits nach 15 Minuten hat man alle Vorlagen angepasst und den ersten Kunden angelegt. Wer mehrere verschiedene Vorlagen mit unterschiedlichen Kopfbögen benötigt, kann auch dies in GrandTotal 4 anlegen.
Um ein erstes Dokument zu erstellen, muss man den dazugehörigen Kunden anlegen. Diesen kann GrandTotal 4 auf Wunsch auch aus eurem Adressbuch übernehmen. Jetzt habe Ihr die Wahl, ob Ihr ein Angebot, eine Rechnung, oder gar ein ganzes Projekt anlegen wollt. Unter Projekten könnt Ihr mehrere Angebote und Rechnungen zu einem großen Auftrag zusammenfassen.
Im Angebot könnt Ihr dann ein individuelles Zahlungsziel und die Bezahlarten festlegen. Wählt Ihr hier nichts aus, werden die globalen Voreinstellungen benutzt.
Im nächsten Reiter fügt Ihr Eure einzelnen Positionen zum Angebot hinzu. Diese können entweder jedes Mal individuell eingegeben, oder aus euren Vorlagen übernehmen. Auch Zwischensummen, Zwischenüberschriften, Notizen und Seitenumbrüche lassen sich hier manuell einfügen.
Selbstverständlich lassen sich auch Rabatte hinzufügen und der jeweilige Steuersatz auswählen. Hier gehört GrandTotal 4 zu den umfangreichsten Mac Rechnungsprogrammen und lässt sich bis ins kleinste Detail anpassen.
Hat der Kunde das Angebot angenommen, muss man nur noch per Rechtsklick darauf die dazugehörige Rechnung erstellen. Diese lässt sich dann sofort per Mail verschicken oder ganz altmodisch ausdrucken.
In der Übersicht zeigt das Rechnungsprogramm für Mac umfangreiche Statistiken und Auswertungen zu den aktuellen Umsätzen. Rechnungen können hier schnell als bezahlt markiert werden und überfällige Posten können gemahnt werden. Leider besteht aber keine Möglichkeit, eventuelle Mahngebühren aufzuschlagen.
Wer noch mehr Funktionen braucht, kann direkt aus der App heraus verschiedene PlugIns installieren. Dazu zählen zum Beispiel mehrere Zeit Tracking Programme, Flächen- und Volumenberechnungen und Exportfunktionen.
Aber auch mit Mac Programmen von Drittherstellern arbeitet GrandTotal 4 zusammen. So gibt es zum Beispiel eine Schnittstelle für Timings, Tyme 2, Timely, Toggl, Paymo, Clockodo, Tick, SpikeTime, LogMyTime, MoneyMoney, Umsatz, Keep, Receipts, Apple Mail,Microsoft Outlook, Mailplane, Postbox, Airmail, MailMate, Sparrow, Microsoft Excel für Mac und Apple Numbers.
Fazit zu Grand Total 4 für Mac
GrandTotal 4 zählt zu den besten Rechnungsprogrammen für Mac. In der letzten Version sich zahlreiche Verbesserungen dazugekommen und die Software ist mittlerweile sehr ausgereift. Trotz des großen Funktionionsumfangs ist alles sehr leicht zu bedienen und größtenteils selbsterklärend. Für kleine bis mittlere Unternehmen, die kein gekoppeltes Warenwirtschaftssystem benötigen, unsere absolute Empfehlung
Ninox Datenbank für Mac
Ein eher ungewöhnlicher und wahrscheinlich auch sehr unbekannter Kandidat, in unsere Aufstellung der besten Mac Rechnungsprogramme, ist die Ninox Datenbank. Hierbei handelt es sich eher um eine Datenbanksoftware als um ein Rechnungsprogramm. Ninox Datenbank bietet aber interessante Funktionen und gehört deshalb einfach in unsere Aufstellung.
Zuallererst sei gesagt, dass die Einrichtung der Ninox Datenbank einiges mehr an Zeit in Anspruch nimmt, als bei den reinen Mac Rechnungsprogrammen. Man legt sich mehrere Datenbanken an und bestimmt die Felder, welche erfasst werden sollen. Zum Beispiel eine Kundendatenbank mit den Feldern Name, Anschrift, E-Mail und so weiter. Als zweiten Schritt braucht man noch eine Datenbank für Rechnungen und Angebote.
Über den Formulareditor kann man dann die Ausgabe der einzelnen Datenbanken per Drag-and-drop gestalten. So lassen sich Layouts für Rechnungen und Angebote wirklich sehr individuell und einfach erstellen. Der komplette Vorgang der Ersteinrichtung nimmt aber sehr viel Zeit in Anspruch. Man muss sich schon eine Weile mit dem Programm beschäftigen, um hier die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Für viele Dinge bietet Ninox zwar fertige Vorlagen an, aber der Vorteil der Software ist ja gerade die enorme Individualität und Anpassbarkeit. Somit werden die meisten Anwender auch diese Vorlagen noch nach Ihren Wünschen anpassen müssen.
Ist dann aber erst mal alles eingerichtet, bietet Ninox Datenbank einen enormen Funktionsumfang an. Da man jede Datenbank und jedes Feld selbst anlegt, hat man praktisch die volle Kontrolle.
Hat man sich einmal eingearbeitet kann man das Programm auch beliebig erweitern. Einfach eine neue Datenbank für das Warenwirtschaftssystem anlegen und mit den Rechnungen verknüpfen ist nur eine der vielen Möglichkeiten. Das Mac Rechnungsprogramm wächst quasi mit dem Bedürfnissen des Nutzers.
Weitere denkbare Einsatzgebiete wären zum Beispiel ToDo Listen die mit bestehenden Projekten verknüpft werden. Eine einfache Zeiterfassung ist ebenso möglich, wie die Verwaltung aller Termine. Unser Highlight ist allerdings die integrierte Vorlage zur Buchhaltung. Eine einfache Bilanz oder eine GuV Aufstellung erhält man so auf Knopfdruck.
Die Bedienung der Ninox Datenbank ist sehr einfach und das Design wirkt sehr modern. Der fast unendliche Funktionsumfang blähen das Mac Programm aber auch schnell auf und man verliert dann doch gelegentlich mal die Übersicht.
Wer auch unterwegs auf seine Daten zugreifen will, kann sich die passende iPhone und iPad Version der Ninox Datenbank downloaden. Auf Wunsch werden alle Datenbanken über die iCloud synchronisiert und sind somit stets auf jedem Gerät aktuell.
Fazit zur Ninox Datenbank für Mac
Ein Fazit zur Ninox Datenbank fällt uns nicht ganz so leicht. Einerseits ist es ein wahnsinnig tolles Programm, welches dem Nutzer fast unbegrenzte Möglichkeiten bietet. Auf der anderen Seite ist es für viele aber wohl auch einfach zu komplex. Wer eine gute Angebots- und Rechnungsverwaltung sucht, greift besser zu anderen Programmen.
Wer sich selbst allerdings eine individuelle Lösung zur Kundenverwaltung und Rechnungserstellung basteln will, ist bei der Ninox Datenbank sehr gut aufgehoben. Der anfängliche Mehraufwand zur Ersteinrichtung lohnt sich und wird mit einer nahezu unendlichen Erweiterbarkeit belohnt.
Totals 3 für Mac
Totals 3 von Kedisoft ist ein Rechnungsprogramm für den Mac, welches neben der Angebots- und Rechnungserstellung auch noch Lieferscheine drucken und Bestellungen verwalten kann. Sogar der Lagerbestand lässt sich mit Totals 3 verwalten.
Zu Beginn legt man eine neue Datenbank an und gibt all seine Unternehmensdaten ein. Danach kann man seine Kunden entweder direkt anlegen, aus dem Adressbuch kopieren oder sogar von einer cdv Datei importieren. Bis hierher funktioniert noch alles sehr einfach und intuitiv.
Für die Verschiedenen Dokumente wie Rechnungen oder Zahlungserinnerungen liefert Kedisoft mehrere Vorlagen mit. Aber auch wenn die Beschreibung der Layouts ins deutsche übersetzt wurde, so sind doch alle Angaben im Dokument auf Englisch. Man muss also zwingend die vorhandenen Vorlagen anpassen oder selbst neue entwerfen.
Die teils fehlende oder auch falsche Übersetzung zieht sich leider durch das ganze Programm. Das ist oft sehr verwirrend und erschwert die Bedienung an vielen Stellen. Unsere angelegten Artikel sind teilweise als Inventar, dann mal wieder als Produkte und auch als Katalog benannt. Eine einheitliche Bezeichnung würde hier für sehr viel mehr Übersicht sorgen.
Trotz alledem hat Totals 3 als Rechnungsprogramm für den Mac eine Menge zu bieten. So lassen sich zum Beispiel Bestellungen anlegen und die passenden Lieferscheine dazu drucken. Daraus werden dann fertige Rechnungen generiert ohne alles nochmal neu zu erstellen.
All das funktioniert wirklich sehr gut. Bei der Bedienung überkam uns aber trotzdem immer wieder das Gefühl, dass man einfach zu viel klicken und auswählen muss. Dabei ist die Bedienung doch sehr einfach, der Weg bis zum Ergebnis erscheint nur ab und zu etwas lang.
In Rechnungen lassen sich Artikel gruppieren und zu jeder Position Rabatte hinzufügen. Auch Zwischenüberschriften und Zwischensummen lassen sich ziehen. Besonders genial ist der cdv Import bei Rechnungen. Hier kann man seine Positionen aus einer Shopsoftware oder aus Excel direkt übernehmen.
Für oftmals gleiche Rechnungen lassen sich auch Schablonen erstellen. Hier werden mehrere vorgegebene Positionen direkt in die Rechnung übernommen.
Alle erstellten Dokumente lassen sich in allerlei Ordner zusammenfassen und sortieren. Auch Auswertungen und Reports können ganz individuell generiert werden. All diese Funktionen lassen aber ständig das Gefühl aufkommen, dass Totals 3 etwas überladen wirkt.
Fazit zu Totals 3 für Mac
Totals 3 für Mac ist ein sehr umfangreiches Rechnungsprogramm. Die integrierte Bestandsverwaltung und die Möglichkeit Lieferscheine zu erstellen machen es besonders für Händler sehr Interessent. Rechnungen und Angebote können nahezu an alle Bedürfnisse angepasst werden und lassen sich ganz nach dem persönlichen Wünschen individualisieren.
All diese Funktionen hat Kedisoft aber leider teilweise umständlich verpackt. Nach einer längeren Einarbeitung ist alles leicht zu bedienen. Trotzdem könnten einige Vorgänge doch noch schneller und mit weniger Klicks erledigt sein.
Totals 3 für Mac ist besonders Händlern zu empfehlen, die nicht auf die umfangreiche Lagerverwaltung und Lieferscheinerstellung verzichten können. Für Freelancer oder kleinere Unternehmen ist das günstigere GrandTotal 4 zum einfachen Rechnung schreiben aber besser geeignet.
On The Job – Rechnungen für Freelancer
Einen besonders interessanten Ansatz für ein Rechnungsprogramm verfolgt On The Job von Stunt Software. Hier ist alles für Freelancer ausgelegt, die Ihre Rechnungen ausschließlich nach Arbeitszeit abrechnen. Dadurch ist der Funktionsumfang zwar etwas beschränkt, aber die Kernfunktion der Mac Rechnungsapp ist dafür umso ausgefeilter.
Anders als andere Mac Rechnungsprogramme ist der Aufbau von On The Job. Man legt als Erstes den Kunden an und gibt hier die geltenden Konditionen, wie zum Beispiel Stundensatz und Steuern, ein. Darunter erscheinen in einem aufklappbaren Menü alle Jobs, die man für diesen Kunden übernimmt. Auf Wunsch können diese auch nochmal in Ordnern sortiert werden.
In einem Job kann man jetzt verschiedene Positionen anlegen. Wählt man eine Position aus und klickt anschließend auf den Play Button beginnt die Zeit für diese Position zu zählen. Ein erneuter Klick hält die Zeit an und das Mac Programm rechnet automatisch den Rechnungsbetrag für diese Position aus. Das kann beliebig wiederholt werden und man kann ständig zwischen den Positionen wechseln oder neue anlegen. Auch das Aufrunden der Arbeitszeit kann On The Job automatisch übernehmen.
Ist der Job erledigt, kann daraus per Mausklick eine Rechnung erstellt werden. Diese kann per Mail verschickt, als PDF gespeichert oder ausgedruckt werden. Für das Layout gibt es verschiedene Vorlagen, die sich alle individuell anpassen lassen.
Bei der Rechnungserstellung hat man die Wahl, ob man diese für den einzelnen Auftrag erstellen möchte oder eine Rechnung über alle Aufträge des Kunden. Auch abgesteckte Zeiträume lassen sich auswählen. Hier lässt sich viel Zeit sparen, indem man gleich mehrere Jobs mit ein mal in Rechnung stellen kann.
On The Job sieht auf den ersten Blick etwas altbacken und simpel aus. Hier sollte man sich aber nicht täuschen lassen. Alle wichtigen Funktionen sind integriert und lassen sich leicht bedienen. Leder ist das Programm komplett auf Englisch. Die Funktionen sind aber alle selbsterklärend und immerhin besser zu verstehen als die grauenhafte Übersetzung von Totals 3.
Fazit zu On The Job für Mac
On The Job ist ein, auf den ersten Blick, sehr unscheinbares Rechnungsprogramm für den Mac. Die altbackene Optik und die simple Programmoberfläche lassen es wenig spektakulär aussehen. Doch wer seine Rechnungen ausschließlich anhand der eingesetzten Arbeitszeit abrechnet wird On The Job bald lieben lernen. Kein anderes Programm spart so viel Zeit bei der Rechnungserstellung.
Natürlich hat das ganze auch einen Haken. Angebote oder gar Auswertungen sucht man hier vergebens. Dafür ist die App einfach nicht gemacht.
Azuro Office für Mac
Azuro Office darf in keiner Aufstellung der Rechnungsprogramme für Mac fehlen. Die umfangreiche Datenbanksoftware baut auf der Filemaker Datenbank auf und eignet sich auch für größere Unternehmen. Neben der Angebots- und Rechnungserstellung bietet die Mac Software auch eine umfangreiche Kundenverwaltung und sogar sämtliche Korrespondenz lässt sich darüber erledigen. Damit kann Azuro Office auch ganz nebenher noch Pages und Word ersetzen.
Trotz der sehr umfangreichen Funktionen ist Azuro Office sehr schnell eingerichtet und die erste Rechnung flott geschrieben. Das liegt aber leider auch daran, dass das vorgegebene Layout nur sehr eingeschränkt anpassbar ist. Man kann zwar alle wichtigen Daten bearbeiten, aber das Design an sich nicht anpassen. Das liegt daran, dass Azuro Office auf die Filemaker Datenbank aufbaut und dessen Scripte zum Dokumentendruck benutzt. Will man hier größere Änderungen vornehmen geht das nur über Filemaker direkt, wofür nochmal eine extra Lizenz fällig wird.
Wer aber mit dem vorgegebenen Design gut leben kann, erhält mit Azuro Office eine sehr umfangreiche All-in-one Lösung für die komplette Unternehmenskommunikation. Auf einen Blick sieht man alle Schreiben, Rechnungen, Angebote und Lieferscheine zu einem Kunden.
Beim Start der Software wird man an Geburtstage von Kunden sowie fällige Aufgaben erinnert. Von hier kann man auch zu den letzten Angeboten springen um daraus auf Knopfdruck eine Rechnung zu erstellen. Die einzelnen Positionen von Lieferscheinen, Angeboten und Rechnungen können entweder aus gespeicherten Positionen übernommen werden oder komplett neu angelegt werden.
Zu jeder Position kann man einen Rabatt festlegen oder diese als „optional“ kennzeichnen. Optionale Positionen erscheinen dann später nicht mit in der Gesamtsumme. Ist eine Rechnung bezahlt, kann man diese im Programm entsprechend markieren.
Azuro Office gibt es sowohl als Einzelplatz Version als auch als Server Version. Dabei schlägt die Basisversion mit 195 Euro zu buche und die Mehrplatzversion mit 295 Euro plus die entsprechende Filemaker Lizenz. Bei mehr als 5 Arbeitsplätzen kommt dann auch noch die Filemaker Server Lizenz dazu. Damit ist Azuro Office das teuerste Mac Rechnungsprogramm in unserem Test.
Fazit zu Azure Office für Mac
Azuro Office baut auf der mächtigen Filemaker Architektur auf. Dies bietet einige Vorteile, wie zum Beispiel die Erweiterbarkeit um Mehrplatzlizenzen. Somit können in größeren Unternehmen mehrere Mitarbeiter parallel in dem Programm Arbeiten und jeder ist auf dem aktuellen Stand. Die nur mangelhafte Anpassung an das eigene Design ist aber auch ein großer Nachteil der Filemaker Basis.
Für Einzelanwender, die nur ein Programm zum Rechnung schreiben auf dem Mac suchen ist Azuro Office schon fast zu viel. Die Stärken kann das Programm in der Kundenverwaltung, Mehrplatzfähigkeit und Abdeckung sämtlichen Schriftverkehres ausspielen. Wer so etwas sucht ist hier genau richtig.
Fazit: Rechnungsprogramme für den Mac
Mittlerweile gibt es eine wirklich große Auswahl an Rechnungsprogrammen für den Mac. Das wichtigste ist deshalb zu wissen was man genau braucht und was das Programm können muss. Mehr Funktionen bezahlt man oft nicht nur mit mehr Euros sondern auch mit weniger Übersicht und komplexerer Bedienung.
Für kleine bis Mittlere Unternehmen in denen die Rechnungen nur an einem Mac geschrieben werden ist unser Testsieger ganz klar GrandTotal 4. Jedenfalls solange man kein Bestandsverwaltung von Lagerware benötigt. Das Rechnungsprogramm ist absolut einfach zu bedienen und bietet dennoch umfangreiche Funktionen, die den meisten Anwendern mehr als ausreichen werden. Besonders die einfache Einrichtung und schnelle Einarbeitung sind ein ganz klarer Pluspunkt. Aber auch die vielen PlugIns und Schnittstellen zu Drittanbieterprogramme machen GrandTotal 4 zum Allrounder.
Totals 3 ist dagegen schon etwas spezieller. Eigentlich ein tolles Programm, welches durch fehlerhafte Übersetzungen und teilweise umständliche Workflows aber nicht so gut ist, wie es doch sein könnte. Wer aber nicht vor einer längeren Einarbeitungszeit abschreckt und auf eine Lagerverwaltung angewiesen ist wird mit Totals 3 auch glücklich.
Die Ninox Datenbank hat uns im Funktionsumfang und Design begeistert. Die Datenbanksoftware passt zu jedem der gerne selbst noch bis ins letzte Detail seine Programme individualisieren möchte. Aber auch wer jetzt schon weiß, dass er später mit dem Programm mehr als nur Rechnungen schreiben will, sollte sich die Ninox Datenbank auf jeden Fall näher anschauen.
Für Freelancer die Ihre Rechnungen ausschließlich über die geleistete Arbeitszeit abrechnen ist On The Job einfach genial. Simpel zu bedienen und doch reich an Funktionen. Durch die Beschränkung auf die wesentlich Kernkompetenz der App wird eine Menge Zeit gespart. Perfekt für jeden Freelancer.
Azuro Office ist eher etwas für größere Unternehmen und Firmen die planen später auf mehrere Arbeitsplätze zu expandieren. Gerade die Möglichkeit eine Server Lizenz zu erhalten machen die Datenbanksoftware sehr interessant. Der Aufbau auf Filemaker schlägt sich allerdings auch im Preis wieder und büsst einiges ein Individualität ein.
Hallo, ein ausführliches Review von Rechnungsprogrammen für Mac! Wenn ich noch etwas ergänzen darf – auch wir bieten mit Debitoor ein Rechnungsprogramm, das für Mac-User geeignet ist. Als cloudbasierte Lösung lässt sich Debitoor sowohl auf Mac, als auch via Tablet oder Handy-App nutzen: https://debitoor.de Kostenlos testen kann man natürlich auch :-) VG, Andrea
Hallo, ich möchte gerne Grand Total 4 nutzen.
Wie viel kostet es und wie erfolgt der Download?
Hallo,
eine schöne Auswahl an Rechnungsprogrammen für den Mac! Auch wenn der Artikel schon etwas älter ist, möchte ich gerne noch ein Rechnungsprogramm ergänzen:
Debitoor ist ein onlinebasiertes Rechnungsprogramm in der Cloud – und daher auch optimal für Mac-User geeignet: https://debitoor.de.
Wir bei Debitoor fokussieren uns speziell auf die Anforderungen von Gründern, Freelancern und Kleinunternehmern – und bieten darum eine besonders einfache und intuitive Rechnungsstellung. Ein zusätzliches praktisches Feature sind die Debitoor Apps für iOS und Android – so kann man auch unterwegs beim Kunden Rechnungen schreiben und durch die SumUp Integration direkt Zahlungen vor Ort per EC-Karte und Kreditkarte akzeptieren.
Vielleicht ist Debitoor ja für alle, die eine flexible Cloud-Lösung für Mac suchen, eine gute Alternative?
Vg Andrea
In der Aufstellugn fehlt leider Monky Office von Posaldo.
Ich bin nicht von Prosaldo sondern ein Anwender der Software seit vielen Jahren
https://www.monkey-office.de/
Ich bin aber immer wieder auf der Suche nach besseren Alternativen da mir bei Monkey Office die Stücklisten abgehen, die Stücklisten Umsezung in der Version 2019 ist leider auch nicht mehr als eine Spielerei und kann vollkomen unverständlich nur in Kombination mit Buchlatungsmodel erworben werden.
Ansonsten ist das Programm TOP, Buchhaltungs modul verwende ich nicht und kann diesen Teil daher nicht beurteilen.
Ich hatte GrandTotal bislang im Einsatz. Ich kann nur jedem davon abraten, der es mit Industriekunden zu tun hat! Die Software hat für mich ein sehr unüberlegtes Konzept und keinen klaren Workflow. Das ist aber immens wichtig, wenn man nicht im Chaos versinken möchte. Für Webargenturen mag das ja klappen, aber für mehr auch nicht. Hier fehlt ein Prozess, der beim Angebot startet und bei der Lieferung/Rechnungsstellung endet. Egal ob Stunden, Gewerke oder Teile: es gibt keinen wirklichen roten Faden und man ertrinkt im Nummern- und Dokumentenwirrwarr.
Eigentlich gute Ansätze und viele tolle Ideen und Features. Aber das bringt einem absolut nichts, wenn keine gerade Linie vorhanden ist!
Bislang habe ich vom Support auch nur Antworten wie: „Kann man das nicht so oder so machen?“ bekommen. Sorry, aber da kann ich dann auch selber meine eigene Software schreiben – ich bin ja vom Fach.
Ja mit den Machern hatte ich auch ähnliche Erfahrungen. Hab über deren „Feature vorschlagen“-Funktion ein Feature vorgeschlagen und darauf kam eine extrem schnippische Antwort. Sie müssen ja nicht umsetzten, was man vorschlägt, aber für sinnvolle und konstruktive Vorschläge könnten sie sich wenigstens bedanken – oder nicht pampig werden, wäre ja schon super.
Leider auch die gleiche erfahrung gemacht, sinnvolle felder für kontaktverfolgung/ wiedervorlage bekam ich auch nur eine schnippige antwort wie: braucht keiner ….