Rechnung schreiben am Mac – Software Übersicht
Für Selbstständige und Freiberufler, die am Mac arbeiten, ist ein gutes Rechnungsprogramm unverzichtbar. Spätestens seit der E-Rechnungspflicht, die 2025 in Deutschland in Kraft getreten ist, reicht es nicht mehr aus, Rechnungen in Numbers oder Word zusammenzuklicken. Formate wie ZUGFeRD und XRechnung müssen unterstützt werden, und wer an Behörden fakturiert, kommt ohne XRechnung gar nicht mehr aus.
Die gute Nachricht: Es gibt eine breite Auswahl an Rechnungsprogrammen für den Mac. Von nativen Apps über Cloud-Lösungen bis hin zu spezialisierten Tools für Freelancer. Wir stellen die besten Optionen vor und zeigen, welches Programm zu welchem Bedarf passt.
GrandTotal für Mac
GrandTotal gehört seit über 20 Jahren zu den bekanntesten Rechnungsprogrammen für macOS. Inzwischen ist die Software bei Version 9 angekommen und hat sich vom einfachen Einmalkauf-Programm zu einer umfangreichen Rechnungslösung mit Abo-Modell entwickelt. Die Mac-typische Bedienung ist geblieben, der Funktionsumfang ist deutlich gewachsen.
Wer Mail und Finder bedienen kann, findet sich auch in GrandTotal 9 schnell zurecht. Die Oberfläche ist aufgeräumt, die Menüs folgen den macOS-Konventionen, und Tastaturkürzel beschleunigen die tägliche Arbeit. Nach einer kurzen Einrichtung mit den eigenen Firmendaten, Logo und Bankverbindung ist die erste Rechnung in wenigen Minuten erstellt.
Angebote, Rechnungen und Projekte
Der Workflow in GrandTotal beginnt beim Kunden. Diesen kannst du manuell anlegen oder aus dem macOS-Adressbuch übernehmen. Danach erstellst du wahlweise ein Angebot, eine Rechnung oder ein komplettes Projekt, in dem mehrere Dokumente zusammengefasst werden. Einzelne Positionen lassen sich aus gespeicherten Katalogeinträgen übernehmen oder individuell eingeben. Zwischensummen, Gruppierungen, Rabatte und unterschiedliche Steuersätze sind dabei kein Problem.
Hat dein Kunde ein Angebot angenommen, erstellst du daraus per Rechtsklick die passende Rechnung. In der XL-Version stehen zusätzlich Abschlagsrechnungen, wiederkehrende Rechnungen und Dauerrechnungen zur Verfügung. Rechnungen lassen sich direkt per Mail versenden, als PDF speichern oder ausdrucken. Die Übersicht zeigt offene und überfällige Posten auf einen Blick, und Zahlungserinnerungen sind schnell erstellt.
Layouts und Individualisierung
Die Gestaltung der Dokumente bleibt eine der grossen Stärken von GrandTotal. Über den Layout-Editor passt du Schriftarten, Farben und Anordnung nach deinen Wünschen an. Besonders praktisch: Bestehende PDF-Rechnungen lassen sich importieren und automatisch in ein GrandTotal-Layout konvertieren. Wer mehrere Unternehmen führt, kann verschiedene Mandanten mit jeweils eigenen Layouts und Stammdaten verwalten.
SEPA QR-Codes auf der Rechnung beschleunigen die Bezahlung: Dein Kunde scannt den Code mit der Banking-App und die Überweisungsdaten sind automatisch ausgefüllt.
Integrationen und Erweiterbarkeit
GrandTotal arbeitet mit über 30 Programmen und Diensten zusammen. Dazu gehören Zeiterfassungen wie Tyme und Timings, die Buchhaltungssoftware MoneyMoney, DEVONthink zur Archivierung und diverse weitere Tools. In der XL-Version lassen sich Rechnungen auch per Stripe-Zahlung begleichen, und die Teamfunktion ermöglicht die gemeinsame Bearbeitung über die Cloud.
Preismodell: Vom Einmalkauf zum Abo
Ein wesentlicher Unterschied zu früheren Versionen: GrandTotal setzt mittlerweile auf ein Abo-Modell mit vier Stufen. Die S-Edition startet bei 5,90 Euro pro Monat und deckt die reine Rechnungserstellung ab. Für Angebote, erweiterte Auswertungen und Vorlagen ist mindestens die M-Edition für 7,90 Euro pro Monat nötig. E-Rechnungsformate und DATEV gibt es ab der L-Edition für 9,90 Euro pro Monat, und die volle Ausstattung mit Team-Funktionen, Abschlagsrechnungen und ZUGFeRD 2.3 kostet in der XL-Edition 14,90 Euro pro Monat. Bei jährlicher Zahlung reduzieren sich die Preise.
Bestandskunden, die in der Vergangenheit eine Einmallizenz erworben haben, können weiterhin auf Classic-Upgrades zugreifen. Neue Einmallizenzen werden allerdings nicht mehr angeboten. Das ist ein Punkt, den man bei der Entscheidung berücksichtigen sollte: Über die Jahre summieren sich die Abo-Kosten.
Fazit zu GrandTotal 9 für Mac
GrandTotal 9 ist und bleibt eines der ausgereiftesten Rechnungsprogramme für den Mac. Die Bedienung ist vorbildlich, der Funktionsumfang beeindruckend, und die Unterstützung für E-Rechnungsformate ist umfassend. Die über 30 Integrationen mit anderen Mac-Programmen machen GrandTotal besonders für Nutzer attraktiv, die bereits ein Ökosystem aus macOS-Tools aufgebaut haben.
Die Bedienung von GrandTotal ist zwar relativ einfach, allerdings sollte man sich, aufgrund der vielen Funktionen, schon ein paar Tage Zeit nehmen zur Einarbeitung.
Der Wechsel zum Abo-Modell dürfte allerdings nicht jedem gefallen. Wer die L-Edition mit E-Rechnungsfähigkeit nutzen möchte, zahlt knapp 120 Euro pro Jahr. Das ist für ein Rechnungsprogramm durchaus marktüblich, aber eben keine einmalige Investition mehr.
Für kleine bis mittlere Unternehmen, die ein leistungsfähiges und tief in macOS integriertes Rechnungsprogramm suchen, bleibt GrandTotal eine hervorragende Wahl. Wer auf der Suche nach einer günstigeren Alternative ohne laufende Kosten ist, sollte sich Rechnung Direkt anschauen.
Rechnung Direkt – Einmalkauf für Mac, iPad und iPhone
Rechnung Direkt verfolgt einen konsequenten Ansatz: Eine native App für das komplette Apple-Ökosystem zum Einmalpreis. Für 29,99 Euro bekommt man ein Rechnungsprogramm, das auf Mac, iPad und iPhone läuft – ohne Abo, ohne monatliche Gebühren und ohne versteckte Tarifstufen.
Die App richtet sich an Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer, die professionelle Rechnungen und Angebote erstellen wollen, ohne dafür eine komplette Buchhaltungssuite zu benötigen. Nach dem Kauf über den App Store ist Rechnung Direkt sofort einsatzbereit.
E-Rechnungen für den gesamten DACH-Raum
Wo sich Rechnung Direkt von vielen Mitbewerbern abhebt, ist die E-Rechnungsfähigkeit. Die App unterstützt ZUGFeRD 2.0 und XRechnung für Deutschland, Peppol BIS / UBL 2.1 für Österreich und das internationale Peppol-Netzwerk, Factur-X 1.0 für Frankreich sowie Swiss QR-Rechnungen für die Schweiz. Wer Kunden in verschiedenen Ländern bedient, findet hier alle relevanten Formate in einer App.
Seit 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, und spätestens ab 2028 wird auch das Ausstellen für alle Pflicht. Rechnung Direkt ist dafür bereits heute gerüstet.
iCloud-Sync und Datenschutz
Die Synchronisation zwischen Mac, iPad und iPhone läuft über die private iCloud des Nutzers. Du kannst eine Rechnung am Mac beginnen und unterwegs auf dem iPhone fertigstellen. Dabei liegen die Daten ausschließlich auf deinen eigenen Geräten und in deiner privaten iCloud. Es gibt keinen externen Server eines Drittanbieters, und laut Entwickler werden weder Tracking- noch Analyse-Dienste eingesetzt. Für datenschutzsensible Berufsgruppen ist das ein relevanter Punkt.
Die App arbeitet vollständig offline und synchronisiert nur bei bestehender Verbindung.
Funktionsumfang
Rechnung Direkt deckt die Kernaufgaben der Rechnungsstellung ab: Rechnungen und Angebote mit allen gesetzlichen Pflichtangaben, Kundenverwaltung mit Artikelkatalog, wiederkehrende Rechnungen für Abo-Abrechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen, GoBD-konforme fortlaufende Rechnungsnummern sowie ein Dashboard mit Umsatzstatistiken. Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG wird unterstützt. Das PDF-Layout lässt sich individuell mit eigenem Logo und Design anpassen.
Fazit zu Rechnung Direkt
Rechnung Direkt ist eine starke Option für alle, die ein unkompliziertes Rechnungsprogramm ohne laufende Kosten suchen. Der Einmalpreis von 29,99 Euro ist fair, die E-Rechnungsunterstützung für den DACH-Raum vorbildlich, und die nahtlose Synchronisation über alle Apple-Geräte hinweg funktioniert so, wie man es von einer nativen App erwartet. Wer keine vollständige Buchhaltung mit DATEV-Anbindung braucht, sondern in erster Linie professionelle Rechnungen schreiben will, macht hier wenig falsch.
Rechnung Direkt ist im Mac App Store und im iOS App Store erhältlich.
Ninox Datenbank: Die individuelle Lösung für Bastler
Ninox ist streng genommen kein Rechnungsprogramm, sondern eine Datenbank-Plattform. Trotzdem taucht die App in jeder Diskussion über Mac-Software zur Rechnungsstellung auf, und das hat einen Grund: Ninox ist so flexibel, dass du dir damit ein komplett massgeschneidertes Rechnungssystem bauen kannst.
Das Prinzip: Du legst eigene Datenbanken an, definierst Felder und Formulare und verknüpfst alles miteinander. Kundendatenbank, Artikelkatalog, Rechnungsvorlagen – alles wird per Drag-and-drop zusammengestellt. Für den Einstieg liefert Ninox fertige Vorlagen mit, unter anderem für Rechnungen, CRM und Warenwirtschaft. Die lassen sich sofort nutzen oder nach eigenen Wünschen anpassen.
Die Stärke von Ninox liegt in der Erweiterbarkeit. Was heute eine einfache Rechnungsverwaltung ist, kann morgen um Zeiterfassung, Projektverwaltung oder ein vollständiges CRM ergänzt werden. Wer gerne selbst an seinen Werkzeugen schraubt und kein Problem damit hat, etwas mehr Zeit in die Einrichtung zu investieren, findet hier nahezu unbegrenzte Möglichkeiten.
Die Mac-App ist kostenlos im App Store erhältlich und speichert Daten lokal oder in der iCloud. Für die Synchronisation über iCloud werden bis zu fünf Geräte unterstützt. Wer im Team arbeiten möchte, braucht ein Ninox-Cloud-Abo, das bei 9,99 Euro pro Monat für einen Benutzer beginnt.
Was Ninox nicht kann: Die Plattform erzeugt zwar PDF-Rechnungen, unterstützt aber keine E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung. Angesichts der E-Rechnungspflicht ist das ein ernsthafter Nachteil. Wer ab 2027 oder 2028 E-Rechnungen ausstellen muss, kommt mit Ninox allein nicht aus.
Fazit zu Ninox
Ninox ist keine Empfehlung für alle, die einfach nur Rechnungen schreiben wollen. Dafür sind GrandTotal oder Rechnung Direkt die bessere Wahl. Ninox ist dann interessant, wenn du eine individuell anpassbare Gesamtlösung für dein Unternehmen suchst und bereit bist, Zeit in die Einrichtung zu investieren. Für die reine Rechnungsstellung gibt es einfachere und E-Rechnungs-fähige Alternativen.
Fazit: Rechnungsprogramme für den Mac im Vergleich
Die Auswahl an Rechnungsprogrammen für den Mac ist 2026 besser als je zuvor. Gleichzeitig sind die Anforderungen gestiegen: Seit 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, und in den kommenden Jahren wird auch das Ausstellen zur Pflicht. Das richtige Programm sollte also nicht nur heute funktionieren, sondern auch für die Zukunft gerüstet sein.
GrandTotal 9 bleibt das Schweizer Taschenmesser unter den Mac-Rechnungsprogrammen. Über 20 Jahre Entwicklung merkt man der Software an: Die Bedienung ist vorbildlich, der Funktionsumfang enorm, und die Integration mit anderen macOS-Programmen ist unerreicht. Wer bereit ist, ein Abo ab 5,90 Euro pro Monat zu zahlen, und Wert auf XRechnung, DATEV-Export und maximale Flexibilität legt, ist hier richtig. Für E-Rechnungsformate sollte man mindestens zur L-Edition greifen.
Rechnung Direkt ist die beste Wahl für alle, die kein Abo wollen. Für einmalig 29,99 Euro bekommt man eine native App für Mac, iPad und iPhone mit Unterstützung für alle relevanten E-Rechnungsformate im DACH-Raum und Frankreich. Die iCloud-Synchronisation hält alle Geräte auf dem gleichen Stand, und die Daten bleiben in der eigenen Hand. Wer ein unkompliziertes Rechnungsprogramm ohne laufende Kosten sucht, sollte hier zugreifen.
Ninox ist ein Sonderfall. Als Datenbank-Plattform bietet sie nahezu unbegrenzte Möglichkeiten, erfordert aber deutlich mehr Einarbeitungszeit als klassische Rechnungsprogramme. Die fehlende E-Rechnungsunterstützung ist 2026 ein klarer Nachteil. Ninox eignet sich am ehesten für technikaffine Nutzer, die sich eine massgeschneiderte Gesamtlösung bauen wollen.
Wer über die reine Rechnungsstellung hinaus eine vollständige Buchhaltung mit Belegerfassung, Umsatzsteuervoranmeldung und Steuerberater-Anbindung benötigt, sollte sich Cloud-Lösungen wie sevdesk oder Lexware Office anschauen. Diese arbeiten browserbasiert und laufen damit auf jedem Mac, sind aber als Abo-Modelle konzipiert und speichern die Daten auf externen Servern.
Am Ende hängt die Entscheidung davon ab, was du brauchst: Maximale Funktionstiefe und macOS-Integration? GrandTotal. Einmalkauf mit E-Rechnung und Datenschutz? Rechnung Direkt. Komplette Individualisierung ohne Grenzen? Ninox. Für die meisten Selbstständigen und Freiberufler, die einfach professionelle Rechnungen schreiben wollen, dürfte die Entscheidung zwischen GrandTotal und Rechnung Direkt fallen.
Hallo, ein ausführliches Review von Rechnungsprogrammen für Mac! Wenn ich noch etwas ergänzen darf – auch wir bieten mit Debitoor ein Rechnungsprogramm, das für Mac-User geeignet ist. Als cloudbasierte Lösung lässt sich Debitoor sowohl auf Mac, als auch via Tablet oder Handy-App nutzen: https://debitoor.de Kostenlos testen kann man natürlich auch :-) VG, Andrea
Hallo, ich möchte gerne Grand Total 4 nutzen.
Wie viel kostet es und wie erfolgt der Download?
Hallo,
eine schöne Auswahl an Rechnungsprogrammen für den Mac! Auch wenn der Artikel schon etwas älter ist, möchte ich gerne noch ein Rechnungsprogramm ergänzen:
Debitoor ist ein onlinebasiertes Rechnungsprogramm in der Cloud – und daher auch optimal für Mac-User geeignet: https://debitoor.de.
Wir bei Debitoor fokussieren uns speziell auf die Anforderungen von Gründern, Freelancern und Kleinunternehmern – und bieten darum eine besonders einfache und intuitive Rechnungsstellung. Ein zusätzliches praktisches Feature sind die Debitoor Apps für iOS und Android – so kann man auch unterwegs beim Kunden Rechnungen schreiben und durch die SumUp Integration direkt Zahlungen vor Ort per EC-Karte und Kreditkarte akzeptieren.
Vielleicht ist Debitoor ja für alle, die eine flexible Cloud-Lösung für Mac suchen, eine gute Alternative?
Vg Andrea
In der Aufstellugn fehlt leider Monky Office von Posaldo.
Ich bin nicht von Prosaldo sondern ein Anwender der Software seit vielen Jahren
https://www.monkey-office.de/
Ich bin aber immer wieder auf der Suche nach besseren Alternativen da mir bei Monkey Office die Stücklisten abgehen, die Stücklisten Umsezung in der Version 2019 ist leider auch nicht mehr als eine Spielerei und kann vollkomen unverständlich nur in Kombination mit Buchlatungsmodel erworben werden.
Ansonsten ist das Programm TOP, Buchhaltungs modul verwende ich nicht und kann diesen Teil daher nicht beurteilen.
Ich hatte GrandTotal bislang im Einsatz. Ich kann nur jedem davon abraten, der es mit Industriekunden zu tun hat! Die Software hat für mich ein sehr unüberlegtes Konzept und keinen klaren Workflow. Das ist aber immens wichtig, wenn man nicht im Chaos versinken möchte. Für Webargenturen mag das ja klappen, aber für mehr auch nicht. Hier fehlt ein Prozess, der beim Angebot startet und bei der Lieferung/Rechnungsstellung endet. Egal ob Stunden, Gewerke oder Teile: es gibt keinen wirklichen roten Faden und man ertrinkt im Nummern- und Dokumentenwirrwarr.
Eigentlich gute Ansätze und viele tolle Ideen und Features. Aber das bringt einem absolut nichts, wenn keine gerade Linie vorhanden ist!
Bislang habe ich vom Support auch nur Antworten wie: „Kann man das nicht so oder so machen?“ bekommen. Sorry, aber da kann ich dann auch selber meine eigene Software schreiben – ich bin ja vom Fach.
Ja mit den Machern hatte ich auch ähnliche Erfahrungen. Hab über deren „Feature vorschlagen“-Funktion ein Feature vorgeschlagen und darauf kam eine extrem schnippische Antwort. Sie müssen ja nicht umsetzten, was man vorschlägt, aber für sinnvolle und konstruktive Vorschläge könnten sie sich wenigstens bedanken – oder nicht pampig werden, wäre ja schon super.
Leider auch die gleiche erfahrung gemacht, sinnvolle felder für kontaktverfolgung/ wiedervorlage bekam ich auch nur eine schnippige antwort wie: braucht keiner ….